数メガバイトのエクセルファイルをメール添付で送る前に

職場に、デカいエクセルファイルをメール添付で送りつけてくる人いませんか？　開けてみると数十行の表計算と数枚の画像だけ。大きな画像を画像編集ソフトなどでリサイズ／トリミングせずに使っていることが原因でしょう。まあ確かにそういうの面倒ですもんね。
メール添付で送るファイルがちょっと大きいかなと不安に感じたら、以下の作業を行なってみましょう。Microsoftのソフトだったらだいたい有効です。

エクセル、ワード、パワーポイントなどの原稿上で、

1. 貼り付けた画像の上で右クリック
2. 図の書式設定を選択
3. 左から三番目の「図」のタブを選択
4. 右下の「圧縮(M)」をクリック
5. 設定の対象で「ドキュメント内すべての図(A)」を選択
6. 解像度の変更で「印刷」を選択
7. オプションで「図を圧縮する」「図のトリミング部分を削除する」にチェック
8. OKをクリック
9. 「図を圧縮すると画像の質が低下することがあります。図の最適化を実行しますか？」と尋ねられた場合は「適用」をクリック
10. OKをクリック

これで得てして数メガあったファイルが数百キロバイトに圧縮されます。

原稿上では小さくしか扱わないのに、大きい（細かい）写真を設置して縮小している為、大きなファイルになっているわけです。原稿が完成した後、よしここから修正することがない、あとはメールで送るだけと判断してからこの圧縮作業を行なうと良いでしょう。圧縮した後の画像は、そのままのサイズでは綺麗に印刷できますが、画像を選択して拡大すると、貼り込んだ当初のような細かさがなくなっていることがわかります。この圧縮は元に戻すことはできませんが、画像を貼り込んだ後も貼り込んだ画像自体は加工されず残っているわけですから、大きな問題にはならないでしょう。
無闇にデカいエクセルファイルを送りつけてくる人に、このエントリのURLを教えてあげてください。ま、昔と違って通信環境も良くなったし、ちょっとファイルサイズが大きいからってどうってことないんですけどね。